Áreiðanleikakönnun á lögaðilum
Á svæðinu Áreiðanleikakannanir (KYC) í aðalvalmynd má nú sjá þá lögaðila sem hafa verið stofnaðir. Til að framkvæma aðgerðir þarf að haka í hvert félag, eitt eða fleiri, eftir því sem á við. Því næst er áreiðanleikakönnun framkvæmd í þeirri röð sem lýst er í leiðbeiningum á síðunni.
1. Hefja könnun
Fyrsta skref er að velja þann eða þá lögaðila sem hefja á áreiðanleikakönnun á og ýta á „Hefja könnun“. Aðgerðinni fylgir sjálfvirk gagnaöflun og leit þar sem kerfið m.a.:
- Sækir Gildandi skráningu úr Hlutafélagaskrá, þar á meðal upplýsingar um raunverulega eigendur.
- Birtir út frá skráningunni þá einstaklinga sem gegna hlutverkum innan lögaðilans. Prókúruhafar, raunverulegir eigendur og tengiliður (ef hann er ekki meðal fyrrnefndra) eru dregnir sérstaklega út til frekari vinnslu.
- Flettir upp einstaklingunum og birtir ríkisfang og búsetuland, og ber þessi gögn saman við gagnagrunn yfir áhættusöm og ósamvinnuþýð ríki.
- Ber þá saman við PEP-lista Keldunnar um stjórnmálaleg tengsl.
- Leitar á móti alþjóðlegum válistum, erlendum PEP-grunnum og neikvæðu orðspori.
2. Skrá tengilið
Næsta skref er að skrá tengilið, en sá verður að hafa lagalega heimild til að koma fram fyrir hönd lögaðilans. Í vali á tengilið eru sjálfkrafa þeir í boði sem heimild hafa skv. sóttri gildandi skráningu. Netfang þarf einnig að skrá. Þegar tengiliður hefur verið skráður virkjast áreiðanleikakönnun á kyc.keldan.is, og er aðgengileg viðkomandi við rafræna innskráningu. Þá er valkvætt að senda beiðni á aðra prókúruhafa sem skrá sig inn með rafrænum skilríkjum og sanna á sér deili.
Erlendir aðilar / ekki með rafræn skilríki:
Ef tengiliður lögaðilans er erlendur eða aðili sem ekki hefur rafræn skilríki er hægt að velja „Annar“ og haka við „Erlendur aðili / ekki með rafræn skilríki“.
3. Senda könnun
Þriðja skref er að senda könnun á skráðan tengilið lögaðila. Tölvupóstur er sendur út í nafni tilkynningarskylds aðila með hlekk á könnun. Tengiliður skráir sig inn með rafrænum skilríkjum og svarar spurningalista. Þessa aðgerð má endurtaka og virkar hún þá sem áminning eða ítrekun. Eina og sama könnunin bíður viðkomandi í kerfinu óháð hversu oft könnun er send.
Tengiliður móttekur tölvupóst í nafni tilkynningarskylds aðila sem kemur frá noreply@keldan.is. Athugið að hægt er að óska eftir sérstökri „subdomain“ slóð sem hægt er að tengja við aðgang notanda. Í tölvupóstinum er hlekkur inn á kyc.keldan.is þar sem tengiliður skráir sig inn með rafrænum skilríkjum og svarar áreiðanleikakönnun.
Erlendir aðilar / ekki með rafræn skilríki:
- Tölvupóstur sem bæði er á íslensku og ensku inniheldur hlekk inn á spurningalista sem er virkur í tvær vikur.
- Hægt er að endursenda könnun til að endurvirkja hlekkinn.
- Spurningalisti er í boði á íslensku og ensku.
- Afrit af skilríkjum er hlaðið upp samhliða því að svara spurningum.
4. Áhættumat skráð
Fjórða skref er að skrá áhættumat handvirkt eða sjálfvirkt með litakóða ásamt athugasemdum eða greinargerð þegar öll gögn liggja fyrir, fyrir hvern viðskiptavin eða marga í einu. Vakin er athygli á því að sjálfvirkt áhættumat er einungis tillaga og því mikilvægt að fara vel yfir niðurstöður úr áreiðanleikakönnun. Til að virkja sjálfvirkt áhættumat þarf að haka í þá lögaðila sem hafa svarað könnun og velja sjálfvirkt áhættumat. Alltaf er hægt að uppfæra áhættumat handvirkt. Kerfið skráir hver uppfærði áhættumatið síðast og hvenær.
Hægt er að hlaða upp allt að 10 skjölum við niðurstöðu könnunar. Ef þörf er á aukinni áreiðanleikakönnun má hlaða upp viðbótargögnum og upplýsingum sem aflað er um viðskiptavininn á viðkomandi áreiðanleikakönnun.
Áreiðanleikakönnun á einstaklingum
Framkvæmd áreiðanleikakönnunar á einstaklingum fer fram með svipuðu móti og á lögaðilum en í færri skrefum.
1. Hefja könnun
Fyrsta skref er að velja þann eða þá einstaklinga sem hefja á áreiðanleikakönnun á og ýta á „Hefja könnun“. Kerfið framkvæmir síðan sjálfvirkar uppflettingar:
- Flettir upp ríkisfangi og búsetulandi, og ber saman við gagnagrunn yfir áhættusöm og ósamvinnuþýð ríki.
- Flettir upp í PEP-lista Keldunnar um stjórnmálaleg tengsl.
- Leitar á móti alþjóðlegum válistum, erlendum PEP-grunnum og neikvæðu orðspori.
2. Senda könnun
Annað skref er að senda áreiðanleikakönnun. Tölvupóstur er sendur út í nafni tilkynningarskylds aðila með hlekk á könnun. Einstaklingurinn skráir sig inn með rafrænum skilríkjum og svarar spurningalista. Þessa aðgerð má endurtaka og virkar hún þá sem áminning eða ítrekun. Eina og sama könnunin bíður viðkomandi í kerfinu óháð hversu oft könnun er sent.
Viðskiptavinur móttekur tölvupóst í nafni tilkynningarskylds aðila sem kemur frá noreply@keldan.is. Athugið að hægt er að óska eftir sérstakri „subdomain“ slóð sem hægt er að tengja við aðgang notanda. Í tölvupóstinum er hlekkur inn á kyc.keldan.is þar sem tengiliður skráir sig inn með rafrænum skilríkjum og svarar áreiðanleikakönnun.
Erlendir aðilar / ekki með rafræn skilríki:
- Tölvupóstur sem bæði er á íslensku og ensku inniheldur hlekk inn á spurningalista sem er virkur í tvær vikur.
- Hægt er að endursenda könnun til að endurvirkja hlekkinn.
- Spurningalisti er í boði á íslensku og ensku.
- Afrit af skilríkjum er hlaðið upp samhliða því að svara spurningum.
3. Áhættumat skráð
Þriðja skref er að skrá áhættumat handvirkt eða sjálfvirkt með litakóða ásamt athugasemdum eða greinargerð þegar öll gögn liggja fyrir, fyrir hvern viðskiptavin eða marga í einu. Vakin er athygli á því að sjálfvirkt áhættumat er einungis tillaga og því mikilvægt að fara vel yfir niðurstöður úr áreiðanleikakönnun. Til að virkja sjálfvirkt áhættumat þarf að haka í þá viðskiptavini sem hafa svarað könnun og velja sjálfvirkt áhættumat. Alltaf er hægt að uppfæra áhættumat handvirkt. Kerfið skráir hver uppfærði áhættumatið síðast og hvenær.
Hægt er að hlaða upp allt að 10 skjölum við niðurstöðu könnunar. Ef þörf er á aukinni áreiðanleikakönnun má hlaða upp viðbótargögnum og upplýsingum sem aflað er um viðskiptavininn á viðkomandi áreiðanleikakönnun.